各部門、交易主體,、采購代理機(jī)構(gòu)：

為進(jìn)一步加強(qiáng)呼和浩特市政府采購檔案管理工作，做到采購全過程留痕可追溯,，內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳制定了《內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》,，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,，請遵照執(zhí)行。

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呼和浩特市公共資源交易監(jiān)督管理局

2023年12月14日

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內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法

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第一章??總??則

第一條?為了加強(qiáng)政府采購檔案管理,，規(guī)范檔案歸集,、管理工作，有效利用政府采購檔案,，提高政府采購檔案信息化建設(shè)水平,，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)規(guī)定，結(jié)合自治區(qū)實(shí)際,，制定本辦法,。

第二條?自治區(qū)各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織（以下統(tǒng)稱采購人）,、采購代理機(jī)構(gòu),、財(cái)政部門對政府采購檔案的歸集、管理,、利用,、銷毀、信息化建設(shè),、監(jiān)督管理等活動(dòng)，適用本辦法,。

第三條?本辦法所稱政府采購檔案是指采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行政府采購活動(dòng)過程中形成的，具有查考,、利用和保存價(jià)值的各種文字,、圖表、聲像等各種形式的檔案資料,，包括通過信息化系統(tǒng)形成的電子政府采購檔案,。

第四條?內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳負(fù)責(zé)對全區(qū)政府采購檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各級財(cái)政部門負(fù)責(zé)管理本級政府采購檔案工作,，并對本行政區(qū)域內(nèi)政府采購檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo),。

采購人負(fù)責(zé)對采購代理機(jī)構(gòu)代理的本單位政府采購項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條?政府采購檔案實(shí)行“誰采購,、誰負(fù)責(zé)”的原則,。各采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)政府采購檔案管理,，建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制,，明確檔案工作歸集,、保管、利用和銷毀責(zé)任,。?

第二章??政府采購檔案歸集

第六條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將政府采購檔案進(jìn)行歸集，歸集時(shí)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整,、內(nèi)容齊全,；

（二）檔案資料中的簽名、印章等真實(shí)有效,；

（三）政府采購檔案資料除特殊情況外均應(yīng)為原件,；

（四）采用電子檔案方式保存的，應(yīng)確保電子資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名,，并可正常讀取,。

第七條?政府采購檔案應(yīng)按照《政府采購項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件資料清單》歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）采購預(yù)算,、采購意向,、采購需求管理、采購計(jì)劃,、采購方式變更審批,、單一來源采購公示、采購進(jìn)口產(chǎn)品審核,、委托代理協(xié)議等前期文件資料,；

（二）采購文件及其澄清或修改、采購公告,、中標(biāo)（成交）通知書,、答疑等文件資料；

（三）投標(biāo)（響應(yīng)）文件及其補(bǔ)充,、修改內(nèi)容,、撤回記錄、投標(biāo)人資格審查,、開標(biāo)記錄和錄音錄像等文件資料,；

（四）專家抽取、采購人代表授權(quán),、評審過程及評審報(bào)告等評審文件資料,；

（五）采購合同及其補(bǔ)充、修改,、中止或終止,、履約驗(yàn)收、資金支付等文件資料,；

（六）質(zhì)疑及答復(fù),、投訴處理等文件資料,；

（七）其他與采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料,。

第八條?由采購代理機(jī)構(gòu)歸集的政府采購檔案,，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議時(shí),，可在協(xié)議中明確由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購檔案范圍及移交時(shí)間,。

第九條?通過政府采購電子賣場、零星采購,、緊急采購,、涉密采購等開展的政府采購活動(dòng)檔案，由采購人根據(jù)預(yù)算單位政府采購活動(dòng)內(nèi)部控制制度自行歸集,。

第十條?通過內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購云平臺(tái)完成的政府采購活動(dòng),，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在電子化采購活動(dòng)結(jié)束之日起15個(gè)工作日內(nèi)登錄電子交易系統(tǒng)下載政府采購項(xiàng)目電子化交易全過程檔案,，并進(jìn)行歸集,。

其他未在電子交易系統(tǒng)記錄保存的檔案資料，由采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)自行歸集,。?

第三章??政府采購檔案管理

第十一條?采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將歸集的政府采購檔案及時(shí)移交,、歸檔,，集中管理，妥善保存,。應(yīng)確保所有檔案資料文件能夠正常調(diào)閱,，任何個(gè)人或單位不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

禁止篡改,、損毀、偽造,、變造,、隱匿政府采購檔案。禁止擅自銷毀政府采購檔案,。

第十二條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本單位政府采購檔案管理制度，確定本單位政府采購檔案管理職責(zé)分工,；配備適宜政府采購檔案保管必要的場所,、設(shè)施、設(shè)備,；采用先進(jìn)技術(shù)歸集,、整理,、保管政府采購檔案，實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理的現(xiàn)代化,。

第十三條?政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存十五年,。

第十四條?采購人政府采購歸口管理部門，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將歸集的政府采購檔案移交至本單位檔案管理部門,。移交時(shí),，應(yīng)當(dāng)編制政府采購檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購檔案名稱,、卷號,、冊數(shù)、起止年度,、檔案編號,、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù),。

紙質(zhì)政府采購檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝,。電子政府采購檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性,、完整性,、可用性、安全性,。特殊格式的電子政府采購檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交,。

交接政府采購檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,。交接完畢后,，交接雙方應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章。

第十五條?采購人因機(jī)構(gòu)改革撤并或其他原因而終止的,，其政府采購檔案應(yīng)及時(shí)移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購人或上級部門,。

采購人分立后原單位存續(xù)的，其政府采購檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理,，其他方可以調(diào)閱,、摘錄、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購檔案,。

采購人分立后原單位撤銷的,，其政府采購檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以調(diào)閱,、摘錄,、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購檔案。

采購人合并后原各采購人撤銷或者一方存續(xù)其他方撤銷的，各原采購人的政府采購檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的采購人統(tǒng)一保管,。采購人合并后各原采購人仍存續(xù)的,，其政府采購檔案仍應(yīng)當(dāng)由各原采購人保管。

第十六條?采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購檔案,，如委托代理協(xié)議中約定移交時(shí)間的,，按照約定執(zhí)行。未約定的,，移交時(shí)間應(yīng)當(dāng)在采購活動(dòng)結(jié)束之日起30日內(nèi)完成,。如有特殊或不可預(yù)見情況，雙方經(jīng)協(xié)商可適當(dāng)延長,。

第十七條?采購代理機(jī)構(gòu)因故合并的,，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機(jī)構(gòu)；采購代理機(jī)構(gòu)因故分立的,，應(yīng)當(dāng)自行協(xié)商由分立的一家采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案管理,；采購代理機(jī)構(gòu)因撤銷、解散,、破產(chǎn)或其他原因而終止的,，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將政府采購檔案整理并移交采購人。?

第四章??政府采購檔案利用和銷毀

第十八條?政府采購檔案的利用,，包括對政府采購檔案的調(diào)閱,、摘錄和復(fù)制等。

第十九條?財(cái)政部門,、審計(jì),、巡視（察）、司法,、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作職責(zé)需要調(diào)閱,、摘錄或復(fù)制政府采購檔案的，采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)按單位內(nèi)部控制管理要求予以提供,，并履行登記手續(xù)。

第二十條?檔案利用者應(yīng)對調(diào)閱,、復(fù)制,、摘錄的政府采購檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得篡改,、損壞、傳播,、轉(zhuǎn)借等,。

第二十一條?采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對已到保存期限的政府采購檔案進(jìn)行鑒定，并形成政府采購檔案鑒定意見書,。經(jīng)鑒定,，仍需繼續(xù)保存的政府采購檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限,；對保存期滿,，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的政府采購檔案，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀,。

第二十二條?保存期滿的政府采購檔案,，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見,，并編制銷毀清冊,，列明擬銷毀政府采購檔案的名稱、卷號,、冊數(shù),、起止年度、檔案編號,、應(yīng)保管期限,、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容；

（二）銷毀意見應(yīng)報(bào)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),；

（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織政府采購檔案銷毀工作,，并與政府采購歸口管理部門等相關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購檔案銷毀前,，應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對,；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名或蓋章,。

??????第五章??政府采購檔案信息化建設(shè)

第二十三條?鼓勵(lì)采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)逐步加強(qiáng)政府采購檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)政府采購檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型,，并保障電子檔案,、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的安全保存和有效利用，規(guī)范政府采購檔案信息化管理,。

第二十四條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子政府采購檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、政府采購電子化系統(tǒng)等相互銜接,，確保電子政府采購檔案來源可靠,、程序規(guī)范、要素合規(guī),。

第二十五條?電子政府采購檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠有效接收,、管理、利用電子政府采購檔案，符合電子檔案的長期保管要求,，建立電子政府采購檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)政府采購檔案的檢索關(guān)系,。

第二十六條?采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子政府采購檔案備份制度,，有效防范自然災(zāi)害,、意外事故和人為破壞、篡改,。

第二十七條?電子政府采購檔案與傳統(tǒng)載體政府采購檔案具有同等效力,。?

第六章??監(jiān)督檢查

第二十八條?各級財(cái)政部門應(yīng)依法加強(qiáng)政府采購檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律,、法規(guī)有關(guān)政府采購檔案管理的規(guī)定,，對采購人、采購代理機(jī)構(gòu)的政府采購檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,。

第二十九條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法接受并配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的監(jiān)督檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按要求及時(shí)予以整改,。

第三十條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,，消除安全隱患,。

第三十一條?政府采購監(jiān)督管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué),、公正,、嚴(yán)格、高效,，不得利用職權(quán)謀取利益,，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私,。?

第七章??法律責(zé)任

第三十二條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)拒絕有關(guān)部門依法實(shí)施監(jiān)督檢查的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條規(guī)定進(jìn)行處理,。

第三十三條?采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造,、變造采購文件的,，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條規(guī)定處理。采用招標(biāo)方式實(shí)施的政府采購項(xiàng)目,，采購人,、采購代理機(jī)構(gòu)未妥善保存采購文件的,，依照《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十八條規(guī)定處理。?

第八章??附??則

第三十四條?本辦法由內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳負(fù)責(zé)解釋,。

第三十五條?限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購活動(dòng)，相關(guān)檔案管理可參照本辦法執(zhí)行,。

第三十六條?本辦法自公布之日起施行,。如遇國家有關(guān)規(guī)定調(diào)整，本辦法規(guī)定與國家有關(guān)規(guī)定不一致的,，按照國家規(guī)定執(zhí)行,。